Життя  документів в університеті

ВІД РЕДАКЦІЇ. До нас надходять прохання читачів розповісти про такий підрозділ університету,  як Центр документації. Яким є життя документів в університеті? Який шлях вони проходять і де зберігаються? Хто опікується їхніми проблемами?  Про це та інше ми поговоримо з Іриною Василівною ПОПІЙ,  директором Центру документації Харківського національного університету:

- Центр документації Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна, створений наказом ректора від 12 лютого 2013 року № 0501-1/034, є структурним підрозділом університету і включає відділ діловодства та контролю за виконанням документів (канцелярія), відділ документообігу та архів. Головною метою діяльності Центру є забезпечення ефективного документообігу та контролю за виконанням документів як внутрішніх, так і зовнішніх адресантів, а також організація якісного збереження документів.

Ми створюємо такий собі цілісний нерозривний ланцюг: документ входить у життя університету, впливає на офіційні, службові, ділові партнерські стосунки між людьми, відносини між установами, підприємствами, державами, репрезентує як достовірне джерело історичну інформацію в архівах. Оптимізувати вирішення проблем оперативної обробки інформації, накопичення і збереження її матеріальних носіїв покликаний Центр документації університету.  Ефективний документообіг - один із аспектів успішної діяльності нашого університету. Збільшення обсягів і потоків документації викликає необхідність постійної уваги та вдосконалення даного напряму життєдіяльності університету.

- Які головні завдання виконує Центр?

- Ми розробляємо та впроваджуємо ефективні механізми проходження документів від отримання до виконання, забезпечуємо дотримання вимог Законів України та законодавчих актів, які регулюють право на доступ до інформації. Організуємо користування архівними документами, надання архівних довідок, копій витягів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил роботи архіву та Інструкції з діловодства. Крім того, здійснюємо контроль за станом зберігання, якістю змістового наповнення та оформлення документів, підготовлених структурними підрозділами університету. Невід’ємною частиною нашої роботи є моніторинг виконання рішень колегіальних органів університету: конференції трудового колективу, Вченої ради, ректорату та інших.

Система ведення діловодства в університеті є децентралізованою, тому не буде перебільшенням сказати, що ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства - в університеті забезпечується великою кількістю працівників факультетів, науково-дослідних інститутів та інших підрозділів. Центр документації вдячний кожному з таких працівників та керівникам підрозділів за увагу до університетського документа. Скласти та оформити документ відповідно до державних стандартів, вчасно виконати окреслені завдання, передати на збереження - далеко не повний перелік питань, якими опікуються діловоди кожного дня. Крім обов’язку вміти висловлюватися «по-діловому» на них лежить ще й відповідальність перед Законом.

Правила і методичні рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів в університеті розробляються відповідно до законів України, а їх близько десяти.

- Розкажіть більш детально про роботу кожного з підрозділів Центру.

- Відділ діловодства та контролю за виконанням документів (канцелярія) забезпечує встановлення єдиного порядку документування в усіх підрозділах університету. Очолює роботу відділу Ярова Віра Олексіївна. Її знання та досвід, уважність та організованість сприяють ефективному та раціональному діловодству в університеті в цілому. Двері канцелярії завжди відчинені і для працівників університету, і для сторонніх. Надання інструкцій з діловодства, інформація про терміни виконання документа, рекомендації з питань організації діловодних процесів у структурному підрозділі, оформлення відряджень, проставляння печаток - далеко не повний перелік щоденних функцій працівників відділу.

Щорічно в університетський архів передається  понад 6 тисяч справ, що продукуються відділами та центрами, факультетами та інститутами, кафедрами та лабораторіями. Серед пересічних громадян побутує хибний погляд на Архів - виключно як на місце зберігання документів. Утім, і в архіві життя університетського документа вирує, направляючи енергію в наукові дослідження, іноді впливаючи на долі тих з нас, кому необхідні довідки про підтвердження навчання чи біографічні відомості про батьків тощо. Очолює цей досить унікальний структурний підрозділ досвідчений фахівець, витримана та мудра жінка - Людмила Іванівна Онацька.

Наймолодшим у Центрі є відділ документообігу, який сприяє оперативній роботі з документами, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб і, сподіваємося, позитивно впливає на процес управління університетом загалом. А в сучасних умовах при використанні можливостей електронного документообігу, в тому числі між організаціями, межі поняття «документообіг» розширюються, включаючи в себе різноманітні технологічні процеси, в тому числі з використанням автоматизованих систем. Університет поки на початкових етапах переходу до електронного документа як такого. Ця справа вже озвучена часом, працівники Центру документації та Центру комп’ютерних технологій, провідні фахівці факультету математики і інформатики, а також факультету комп’ютерних наук працюють над розробкою нормативних документів та власне програмного забезпечення, яке б відповідало особливостям діловодства одного з найбільших вищих навчальних закладів України. Сподіваємося, що поставлені задачі будуть реалізовані найближчим часом.

Останніми роками адміністрація університету активно підтримує ініціативу щодо науково-технічного впорядкування справ та підготовки їх для передачі на державне зберігання відповідно до нормативно встановлених строків. Ця кропітка й затратна справа - підтвердження пошани до університетського документа, як історичного скрижаля.

- У чому ж секрет злагодженої  роботи Центру документації?

- Звісно ж, це колектив! Ми працюємо у великій університетській команді, хоч іноді конкуруємо, але головне для нас - це максимальна самореалізація в професії, яка неможлива без партнерських відносин з оточуючими, без намагання зробити вчасно та правильно: і «по-людськи», і відповідно до Закону. Відкриті, чуйні, демократичні, щирі до людей, готові «облагодіяти» словом, інформацією, знайомством, слушною порадою. Мабуть, з усього цього і складаються надійні стосунки в колективі.

Л. ЩЕРБАК.